استاندارد، در واقع، مجموعه‌ای از قوانین و مقررات است که توسط برخی نهادهای ذی‌صلاح جهت استفاده سازمان‌ها و مؤسسات در مقیاس ملی و بین‌المللی وضع و تصویب می‌شود و ممکن است توسط دولت‌ها یا نهادهای علمی، از جمله برخی انجمن‌های حرفه‌ای، اجرا گردد. بعضی از استانداردها به‌صورت دستورالعمل ارائه می‌گردد و سازمان‌ها مجازند خود در مورد شیوه به‌کارگیری آنها تصمیم بگیرند یا فقط از بخشی از آنها استفاده کنند. نوع دیگر استاندارد حاصل توافق است نه ناشی از قانون‌گذاری، و غالباً روش ساده انجام کار را با درجه‌ای از کارآیی و حداقل هزینه ارائه می‌کند. نمونه این نوع استاندارد در کتابداری مربوط به چگونگی تدوین فهرست سرعنوان موضوعی است .
برخی عوامل مؤثر در استانداردسازی عبارتند از: ایجاد نظم در آنچه می‌تواند در وضعیت دیگری هرج‌ومرج تلقی شود، تضمین ثبات، نیل به درجه قابل قبولی از تعالی، و ارتقای خدمات مؤثر. تمایل به بهبود کیفیت، به‌تنهایی، به ایجاد استاندارد نمی‌انجامد، بلکه احساس ضرورت و شناخت نیازها برای ایجاد و به‌کارگیری استانداردها حائز اهمیت است. وجود استاندارد هزینه‌ها را کاهش می‌دهد و هماهنگی با آن می‌تواند از دوباره‌کاری‌ها بکاهد. به‌طور مثال، تحلیل موضوعی مدارک به‌صورت استاندارد می‌تواند کار هماهنگی میان مراکز مختلف را تسهیل کند. همچنین استانداردسازی ثبات و سازگاری در استفاده از نظام‌های واژگان یا رده‌بندی را ارتقا می‌دهد. رعایت استانداردها در آموزش اطلاع‌رسانی نیز حائز اهمیت است؛ و در واقع، اصول و روش‌ها به دانشجویان تدریس می‌شود تا آنها قادر باشند در سازمان‌های گوناگون اطلاع‌رسانی به‌طور مؤثر فعالیت کنند.
همان‌گونه که دلایلی برای ضرورت وجود و استفاده استانداردها قابل ارائه است، عللی نیز برای نداشتن، یا حداقل، به کار نبردن آنها وجود دارد. هر استاندارد لزوماً بهترین خدمات را برای کلیه استفاده‌کنندگان فراهم نمی‌کند، جویندگان اطلاعات دارای نیازها و شرایط بسیار متفاوت هستند. از این رو، ممکن است برخی استانداردها برای گروهی از استفاده‌کنندگان سودمند تلقی شود، ولی در محیط اطلاعاتی دیگری، مناسب نباشد؛ یا در سازمانی، معتبر و در سازمان دیگری کم‌اعتبار ارزیابی شود (4: 129). هیچ استانداردی را نمی‌توان برای همه، بدون درنظرگرفتن نیازها و شرایط، مناسب دانست. استانداردها بر اساس تناسبشان با وضعیت ویژه، به‌کار می‌روند.
تاریخچه.تدوین استانداردهای کتابخانه‌ای در حرفه کتابداری دارای سابقه‌ای طولانی است و تاکنون سه نوع استاندارد تدوین و ترویج شده است :
1. استانداردهایی که خدمات کتابخانه‌ها با آنها مقایسه می‌شود. استانداردهای متفاوتی که انجمن کتابداران امریکا و سایر مؤسسات حرفه‌ای جهان منتشر کرده‌اند از این نوع هستند. دو نمونه از این نوع استانداردها عبارتند از: "استانداردهای ایفلا برای کتابخانه‌های دانشگاهی"[1] و "رهنمودهایی برای آموزش و استفاده کتابداران، اطلاع‌رسانان، و آرشیوداران"[2].
تدوین استاندارد کتابخانه‌های دانشکده‌ای در امریکا از تلاش‌های اولیه مربوط به تعیین اعتبار مؤسسه‌های آموزشی نشأت می‌گیرد. این مؤسسه‌ها راهنماها یا استانداردهایی برای ارزیابی و تعیین اعتبار سازمان‌های آموزشی تدوین کردند. در سال 1932 ویلیام رندالکتاب>کتابخانه دانشکده‌ایرا که تحلیلی از حدود دویست‌وچهار سال آموزش علوم انسانی در دانشگاه‌های امریکا بود منتشر کرد. در دهه 1930، به‌دنبال برنامه کتابخانه دانشکده‌ای بنیاد کارنگی، شورای کتابخانه‌های دانشکده‌ای به ریاست بیشاپاستانداردهای کتابخانه دانشکده‌ای را تدوین کرد. گروه دیگری نیز استانداردهای کتابخانه‌های مدارس عالی را فراهم کردند. در سی‌وپنجمین جلسه ایفلا ـ کپنهاگ، در سال 1969، دکتر کی.دبلیو.هامفریزانگلیسی خلاصه‌ای را از استانداردهای جهانی متفاوت برای کتابخانه‌های دانشگاهی ارائه داد. وی بر آن بود که از میان استانداردهای موجود در برخی کشورها به معیارهای بنیادی دست یابد و اعتقاد داشت که بیشترین استانداردهای کتابخانه‌های دانشگاهیِ تهیه‌شده در کشورهای مختلف، در خارج از محیطی که در آن تدوین شده‌اند بی‌اعتبارند یا اعتبار اندکی دارند و نمی‌توانند به‌عنوان معیارین‌المللی مورد استفاده قرار گیرند. در سال ،1965 در هند نیز استانداردهایی توسط رانگاناتان*تدوین و منتشر شد. کتابداران هندی از اجماع متخصصان، برای دستیابی به توافق درباره محتوای استانداردها، استفاده می‌کنند. این تلاش‌ها رویکرد امریکایی را در تدوین استانداردهای کتابخانه‌های دانشکده‌ای منعکس می‌کند و به توصیه‌هایی درباره مقدار بودجه سازمانی و تعداد و کیفیت کارکنان، تسهیلات، امکانات پرداخته است. کمیسیون دانشگاهی در سال 1975 کمیته‌ای برای توسعه کتابخانه‌های دانشگاهی و دانشکده‌ای تحت ریاست رانگاناتان تأسیس کرد. این کمیسیون پیشنهادهایی برای واگذاری اعتبار، بودجه‌های کتابخانه‌ها، گزینش و خرید کتاب‌ها، کارکنان، و ساختمان و تجهیزات کتابخانه‌ها ارائه داد. کمیته "انجمن کتابخانه‌های دانشکده‌ای و تحقیقاتی با مأموریت تجدیدنظر در استانداردهای کتابخانه‌های دانشکده‌ای تشکیل شد تا، با تحلیل اطلاعات آماری، استانداردهای سال 1975 را تدوین کند. این استانداردها گرچه از سال 1975 تاکنون چندبار ویرایش گردیده، تغییر زیادی در آنها داده نشده است. کمیته‌ای که از انجمن کتابخانه‌های دانشکده‌ای و تحقیقاتی و انجمن کتابخانه‌های تحقیقاتی تشکیل شد، با گردآوری داده‌های خود و استفاده از داده‌های منتشرشده پیشین، استانداردهای سال 1979 را برای کتابخانه‌های دانشگاهی تدوین کرد. سپس متن جدیدی از استانداردها، که توسط انجمن کتابخانه‌های دانشکده‌ای و تحقیقاتی در سال 1989 تدوین و به‌کار گرفته شد، جایگزین استانداردهای سال 1979 گردید. در این متن، از کتابداران خواسته شده که اهداف بلندمدت، میان‌مدت، و کوتاه‌مدت خود را مشخص کنند؛ همچنین راهکاری توصیه شده است که می‌تواند دستیابی به اهداف و مقاصد را ارزیابی کند. این متن به فرایند داخلی کتابخانه توجه دارد و حاوی پیشنهادهایی برای آن دسته از دانشکده‌هاست که تمایل دارند آن را به‌کار گیرند (173:3). ویرایش 1995 استانداردهای کتابخانه‌های دانشگاهی در سه مقوله کلی مجموعه‌ها، کتابداران، و ساختمان و تجهیزات تدوین شده است (94:1).
در کشورهای مختلف، درباره عناصری که باید در عبارات استانداردهای کتابخانه‌ای قرار گیرند تا عملکردها با آنها سنجیده شود توافقی عمومی وجود دارد. اجزا و عناصری که از این جهت مورد بررسی قرار می‌گیرند عبارتند از: اندازه مجموعه یا ویژگی‌های منابع کتابخانه‌ای؛ درصد بودجه عمومی و آموزشی مؤسسه که باید به کتابخانه اختصاص یابد؛ تعداد صندلی‌ها و سایر تجهیزات؛ خدماتی که کتابخانه ارائه می‌کند؛ و مواد مربوط به اداره مدیریت کتابخانه. در بیشتر استانداردها، مواد مربوط به کمیته کتابخانه، ساعات کار کتابخانه، شبکه کتابخانه‌ای، همکاری‌های بین کتابخانه‌ای، منابع غیرچاپی، و گرایش‌های کتابخانه نیز وجود دارد. چنین استانداردهایی در زمینه کتابخانه‌های عمومی، به مواردی چون مکان‌های ارائه خدمات با توجه به کتابخانه مرکزی و کتابخانه‌های اقماری، و ساعات کار و حداقل مجموعه هر یک از شعب در پیوند با جمعیت باسواد نیز توجه دارد.
2. استانداردهایی که تا حد امکان لازم است به‌طور مداوم در انجام فعالیت‌های خاص به‌کار رود، اما لزوماً نتایج یکسانی از کاربرد آنها حاصل نمی‌شود. قواعد فهرست‌نویسی انگلوامریکن*، فرمت مارک، قوانین استاندارد بین‌المللی توصیف کتابشناختی*(آی.اس.بی.دی) و شماره استاندارد بین‌المللی کتاب*(آی.اس.بی.ان) نمونه‌هایی از این نوع استانداردها هستند.
3. استانداردهای فنی یا مشخصاتی که نظارت دقیق بر آنها برای بهره‌گیری مشترک از اطلاعات ضروری است. استانداردهای وضع شده توسط سازمان ملی استانداردهای اطلاع‌رسانیدر امریکا در باب موضوع‌هایی چون مشخصات ساختار فرمت‌ها، نویسه‌ها، و فهرست‌ها مواردی از این نوع هستند.
مباحث استانداردهای فنی فراتر از توجه به عملیات روزانه کتابخانه است. در عین حال، جامعه کتابداری هر کشوری باید این مباحث را بشناسد و توجه به آن را گوشزد کند. در این راستا، ارتباط نزدیک با دولت که مسئولیت این امر را برعهده دارد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. بیشتر کشورها ـ به‌جز ایالات متحده ـ مسئولیت تدوین استانداردهای فنی را به مؤسسات دولتی یا شبه دولتی وامی‌گذارند. سودمندی این روش در این است که نیروی قانونی توانمندی برای رعایت استانداردها فراهم می‌آورد.
سازمان‌های استاندارد. قلمرو استانداردها می‌تواند بین‌المللی، ملی، یا منطقه‌ای باشد و غالباً بیش از یک سازمان ملی در یک کشور خاص وجود دارد که اغلب در یک رشته یا رشته‌های مرتبط با یکدیگر فعالیت می‌کنند. هدف اساسی در توسعه استانداردهای بین‌المللی، دستیابی به توافقی جهانی است. نیل به این توافق امری ساده نیست، زیرا هر عنصر از دیدگاه ویژه خود به فرایند توسعه استانداردها می‌نگرد. در نتیجه، چنان تنوّعی در استانداردهای بین‌المللی وجود دارد که از آن به "جنگل استانداردها" تعبیر شده است.
سازمان بین‌المللی استاندارد (ایزو) ، که مرکز آن در ژنو (ایتالیا) است، مسئولیت توسعه و هماهنگی استانداردهای فنی بین‌المللی را برعهده دارد. این سازمان در سال 1946، با شرکت 25 انجمن ملی استاندارد و برای ادامه وظایف "فدراسیون بین‌المللی انجمن‌های ملی استانداردکه در سال 1926 سازمان یافته بود تأسیس شد. ایزو، سازمانی غیردولتی است اما بیش از هفتاد درصد اعضای آن را گروه‌های دولتی (یعنی گروه‌های ملی استاندارد 89 کشور) تشکیل می‌دهند. این سازمان بانی 172 "کمیسیون فنی" است و در مدت حیات خود بیش از 8000 استاندارد بین‌المللی را منتشر کرده است. در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی، "کمیسیون فنی 46" که به "بخش اطلاع‌رسانی و سندپردازی" مشهور است مسئولیت استانداردهای بین‌المللی را برعهده دارد. امروزه 25 کشور به‌عنوان عضو فعال، 33 کشور به‌عنوان عضو ناظر، و 43 سازمان به‌عنوان عضو وابسته با این کمیسیون همکاری دارند که ایفلا از جمله این سازمان‌هاست. حوزه کاری این کمیسیون عبارت است از: استاندارد کردن فعالیت‌های عملی کتابخانه‌ها، مراکز سندپردازی و اطلاع‌رسانی با خدمات نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی خدمات آرشیوی؛ و علوم اطلاع‌رسانی و انتشارات.
برخی کمیسیون‌های فرعی دیگر که در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی فعالیت دارند عبارتند از: 1) کمیسیون فرعی ،2 برای ارائه استاندارد در حوزه برگردان نوشته‌ها از زبانی به زبان دیگر؛ 2) کمیسیون فرعی 3، برای کنترل اصطلاح‌هایی که در استانداردهای کمیسیون 46 مورد استفاده واقع می‌شوند؛ 3) کمیسیون فرعی 4، برای کاربرد رایانه در امر اطلاع‌رسانی و سندپردازی، و نیز استانداردهایی برای ساختارهای ارتباطی، راهنمای عناصر اطلاعاتی، نسخ خطی و نشریات رایانه‌ای، مدیریت پایگاه‌های اطلاعاتی، و گسترش و توسعه استانداردهایی برای کاربرد الگوی "تعامل نظام‌های باز" در امر مبادله اطلاعات کتابشناختی؛ 4) کمیسیون فرعی 8، برای ارائه استانداردهای عملی در حوزه آمار انتشارات و مواد کتابخانه‌ای از جمله آمارهای تولید کتاب؛ 5) کمیسیون فرعی 9، برای استانداردهای صفحه عنوان، عطف، سرشناسه ریزنگارها، کاربرگه‌ها، ارجاعات کتابشناختی و ساختار استنادها، قوانین برگه‌آرایی، تحلیل موضوعی شامل نمایه‌سازی و چکیده‌نویسی، و راهنمای تدوین اصطلاحنامه‌ها؛ و 6) کمیسیون فرعی 10، برای ارائه استاندارد در حوزه حفظ و نگهداری مدارک موجود در کتابخانه‌ها، آرشیوها، و مراکز سندپردازی.
فرایند توسعه استانداردها بر توافق استوار است. توافق هیچ‌گاه بر وحدت نظر کامل متکی نیست، بلکه نیازمند دستیابی به تفاهمی بنیانی در زمینه پیشنهادهایی است که در استانداردها ارائه می‌گردد. فرایند توسعه استانداردها در پنج مرحله انجام می‌گیرد: 1) مرحله پیشنهاد، که طی آن، پیشنهادِ طرح جدید منتشر می‌شود؛ 2) مرحله مقدماتی، که در آن پیش‌نویس طرح انتشار می‌یابد؛ 3) مرحله کمیسیون، که در آن پیش‌نویس کمیسیون منتشر می‌گردد؛ 4) مرحله تصویب، که منجر به انتشار پیش‌نویس استاندارد می‌شود؛ و سرانجام )5 مرحله نشر، که در آن استاندارد بین‌المللی انتشار می‌یابد.
با پیشنهاد طرح جدید برای رأی‌گیری، فرایند تهیه استاندارد شروع می‌شود. طرح‌های جدید معمولاً از طریق اعضا یا سازمان‌های مرتبط با کمیسیون فنی 46، مانند ایفلا، فید، یا یونسکو ارائه می‌شود. زمانی که طرح یا پیشنهادی به رأی گذاشته می‌شود از اعضا می‌خواهند که نخست حوزه طرح جدید را مشخص و تأیید کنند؛ و سپس روشن سازند که تا چه حد در توسعه آن استاندارد مشارکت خواهند داشت. بر اساس قوانین ایزو، موافقت حداقل پنج عضو، برای مشارکت در توسعه طرح، ضروری است. استانداردها حداقل هر پنج سال یک‌بار برای تعیین ضرورتِ تجدیدنظر، ابطال، یا تأیید مورد بررسی قرار می‌گیرند.
برای دستیابی به استانداردها می‌توان از طریق ایفلا یا سازمان ملی استاندارد در هر کشور اقدام کرد. پیشنهادهایی که از طرف ایفلا به کمیسیون فنی 46 ارسال می‌شود از موقعیت ویژه‌ای برخوردار است، چون پیش از ارسال به ایفلا به توافق‌هایی دست یافته‌اند و، با این توافق‌های از پیش حاصل شده، چرخه توسعه استاندارد کوتاه‌تر شده و تحقق استاندارد آسان‌تر صورت می‌پذیرد.
