استفاده از استانداردهای ابرداده‌ای در مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی
این نوع راهبرد مدیریتی اطلاعات که با عنوان «مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی» (ئیدیآرام)[1]مطرح می‌شود بستری است برای مطالعه و تأمل بر شیوه‌های مدیریت این شکل از اطلاعات. تدوین استانداردها، به‌کارگیری زبان‌های نشانه‌گذاری و برنامه‌های کاربردی ویژه و نهایتاً استفاده از عناصر ابرداده‌ای، از جمله فعالیت‌های موفقیت‌آمیز و امیدوارکننده در این حوزه به شمار می‌آیند. این فرایندهای مدیریتی گاه با عبارت «مدیریت رکورد‌های الکترونیکی» (ئی‌آرام)[2]و گاهی نیز با عبارت «مدیریت مدارک الکترونیکی» (ئی‌دی‌اِم)[3]مطرح می‌گردند که با نگاهی به منابع موجود در این دو زمینه، به اشتراک و همپوشانی آن‌ها پی خواهیم برد.
2. مدیریت رکوردها و مدارک الکترونیکی و ضرورت آن
پیش از هر چیز لازم است به برخی از اصطلاحات در این حوزه اشاره کنیم.
مدرک: اطلاعاتی که بر روی یک رسانه فیزیکی ضبط و ذخیره شده، در یک محیط کاربردی قابل تفسیر است و به عنوان یک واحد در نظر گرفته می‌شود.
مدرک الکترونیکی: مدرکی که در قالب الکترونیکی باشد. نکته قابل توجه آن‌که مدرک الکترونیکی ضرورتاً تنها به مدارک متن‌ـ پایه تهیه‌شده توسط واژه‌پردازها اطلاق نمی‌شود، بلکه مدارکی مثل پیغام‌های پست الکترونیکی، تصاویر گرافیکی، مدارک اچ‌تی‌ام‌ال یا ایکس‌ام‌ال، مدارک چندرسانه‌ای و انواع دیگر مدارک را نیز شامل می‌شود.
رکورد:اطلاعاتی که ایجاد، پذیرفته و نگهداری می‌شود و توسط اشخاص و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
رکورد الکترونیکی:مدرکی الکترونیکی که به صورت یک رکورد قابل اشتراک از مبدأ درآمده است.
اطلاعات، بنیادی‌ترین نیاز برای هر سازمان به شمار می‌آید و اطلاعات ثبت‌شده همواره نیاز به یک مدیریت مؤثر دارند. مدیریت رکوردها این اطمینان را می‌دهد که اطلاعات به آسانی در دسترس قرار گیرند و همچنین به طور نظام‌مند، در زمانی که دیگر به آن‌ها نیاز نیست از بین بروند. مثلاً حفاظت از رکورد‌های دولتی، این اطمینان را می‌دهد که جامعه استفاده‌کننده از آن بتواند تغییرات سیاسی را در سیر تاریخی دنبال کند و دسترسی به یک منبع مهم را در آینده ممکن می‌سازد.
رشد ارتباطات و داده‌های الکترونیکی-از نامه‌های الکترونیکی گرفته تا پایگاه‌های داده‌هاـ چالش جدیدی را به دنبال داشته است، اما می‌توان مدیریت مشابهی (همانند آنچه درمورد مدارک چاپی اعمال می‌شود)، را به کار گرفت. به نظر می‌رسد که مدیریت رکوردها مبنایی اساسی برای رسیدن به مدیریت مدارک و رکورد‌های الکترونیکی (ئیدیآرام) باشد که بسیاری از سازمان‌ها به دنبال آن هستند.
جامعه نوین انتظار بالایی از دسترس‌پذیری اطلاعات دارد. اکنون مردم انتظار دارند که پاسخ‌های سریع و مؤثری را برای درخواست‌های اطلاعاتیشان دریافت نمایند و توسط دولت‌های موفق و پیشرفته نیز یک خط مشی «دولت باز» دنبال می‌شود(The National Archive of Scotland n.d.).
برای این‌که از موفقیت و اثربخشی فعالیت‌های مدیریت رکوردها مطمئن شویم، باید اصول زیر را در مدیریت رکوردها در نظر بگیریم(Robertson 2005):
-مشخص نمودن و مدیریت هر گونه ابهام و پیچیدگی،
-تأکید بر انطباق و پذیرش[4]
-تبیین ملموس و مشهود مزایا و فواید،
-
اولویت بخشیدن برمبنای نیازهای حرفه،-
کوتاه کردن مسیرها، - ارائه یک رهبری نیرومند،-
کم کردن میزان مخاطره[5]-داشتن ارتباطات گسترده و فراگیر،
-درنظرداشتن تجارب کاربر مربوطه، - انتخاب کردن اولین طرح به طور خیلی محتاطانه و دقیق.
:در مدیریت رکورد‌های الکترونیکی ما با داده‌های رقمی سروکار داریم و این داده‌ها فرایندی را می‌پیمایند که به آن «چرخه عمر اطلاعات» می‌گویند. این چرخه شامل مراحل زیر است
ایجاد یا فراهم‌آوری اطلاعات. که شامل تولید اولیه و گردآوری اطلاعات، وارد کردن آن‌ها در یک نظام و افزودن نمایه‌هایی به آن منبع اطلاعاتی برای بازیابی بهتر می‌باشد.
استفاده. در این مرحله از چرخه عمر، اطلاعات در دسترس گونه‌های خاصی از کاربران یا گروه‌های تعریف‌شده قرار می‌گیرد و توسط آنان استفاده می‌شود. در اینجا بیش‌تر بحث مدیریت اختیارات و حقوق مطرح می‌شود.
بازنگریی. در طول مراحلی از عمر یک منبع اطلاعاتی، ممکن است آن منبع کنار گذاشته شود یا دیگر قابل استفاده نباشد. بنابراین به منظور اطمینان از این‌که روی‌هم‌رفته نظام اطلاعاتی روزآمد، مناسب و دقیق است، فرایند بازنگری مورد توجه قرار می‌گیرد.
حفاظت. صحت منابع اطلاعاتی مستلزم آن است که با روش‌های پشتیبانی مناسب، حمایت شود و همچنان که فناوری توسعه می‌یابد، سیاست‌های انتقال نیز تغییر کند.
کنارگذاری. به دنبال فرایند بازنگری، منابع اطلاعاتی ممکن است نابود شوند، برای استفاده در آینده بایگانی گردند، یا به یک مخزن دائمی یا درازمدت (بایگانی راکد) منتقل شوند.
3. استانداردهای جهانی مدیریت مدارک و رکوردها
برایاطمینان از این که رکورد‌هایایجاد‌شدهیا مورد استفاده قرارگرفته در یک سازمان به طور مطلوبینگهداریمی‌شوند، باید فعالیت‌ها و راهکارهاییرا دنبال نمود که مدیریت رکوردها این فعالیت‌ها و راهکارها را برقرار می‌سازد. منابع بسیاریبرای کمک به مدیریت مؤثر رکوردها، مدارک و نامه‌ها وجود دارند که امنیت موردنظر را تأمین می‌کنند.
در سال 2001 «استاندارد بین‌المللی مدیریت رکوردها» (ایزو 15489) به طور رسمی تدوین گردید. این استاندارد چندمنظوره، خط‌مشی‌ها و رویه‌های رکوردها را به گونه‌ای استاندارد می‌کند که اطمینان حاصل شود از تمام رکوردها، توجه و حفاظت مناسبی به عمل می‌آید. استاندارد، تدوین خط‌مشی مدیریت رکوردها، طراحی یک برنامه مدیریت رکورد، برقراری رویه‌ها و تعریف ملزوماتی برای برنامه را پوشش می‌دهد. به منظور اطمینان از تدوین یک برنامه مؤثر، این استاندارد مشخص می کند که چگونه برنامه را نظارت کنیم، وارسی دوره‌ای را انجام دهیم و سازمان آن را هدایت کنیم (White-Dollmann 2004). در بحث امنیت
اطلاعات به عنوان یکی از مباحث داغ جاری، استاندارد فنون رمزگذاری فناوری امنیت اطلاعات (ایزو/آی‌ئی‌سی 17799)، به عنوان راهبردی برای مدیریت امنیت اطلاعات، بسیار اهمیت دارد. این استاندارد راهنماها و اصولی را برای ابداع، اجرا، نگهداری و ارتقای مدیریت امنیت اطلاعات در سازمان عرضه می‌کند. همچنین یک راهنمای کلی برای اهداف پذیرفته‌شده رایج در مدیریت امنیت اطلاعات فراهم می‌نماید(Fanning 2005).
4. ابرداده‌ها
در این قسمت ابتدا لازم است به معرفی مفهوم ابرداده و نقش آن در سازماندهی و مدیریت منابع الکترونیکی پرداخته شود. برای ابرداده تعاریف بسیاری آمده که اکثر آن‌ها بر کاربرد آن تکیه دارند و به عبارت دیگر، تعاریفی عملگرا به شمار می‌آیند. یکی از تعاریف جامعی که از ابرداده ارائه شده، تعریفی است که «هینز» پس از ارائه تعاریف مختلف از آن، آورده است:
«ابرداده
به طور خلاصه ابرداده را «دادهای برای داده» یا «دادهای درباره داده» تعریف می‌کنند. به طوری که در تعریف «هینز» نیز به چشم می‌خورد، ابرداده، خود دادهای است که محتوا، نوع، قالب، و ... یک منبع اطلاعاتی که متشکل از مجموعه‌ای از داده‌ها می‌باشد را تعریف و توصیف می‌کند.
مدیریت رکوردها از طریق تنظیم منابع و فراهم‌کردن بررسی خلاصه مذاکرات، نقش مهمی در مستندسازی تصمیمات دولتی ایفا می‌کند. مدیریت رکوردها شامل مدیریت فایل‌های فیزیکی و رکورد‌های الکترونیکی می‌باشد؛ هرچند که آن‌ها محمل رسانه‌ای متفاوتی داشته باشند، اما اکثر فرایندهای مشابه بر روی هر نوع رکوردی اعمال می‌شود. مدیریت خوب رکوردها به ایجاد رکورد‌های درست و صحیح بستگی دارد. این قسمت بر کاربرد ابرداده در مدیریت چرخه عمر رکوردها تأکید می‌کند.
زمانی که رکورد ایجاد یا دریافت می‌شود، به ثبت می‌رسد یا با یک نام معین ذخیره می‌شود. در طول فرایند فراهم‌آوری، ابرداده‌های مربوط به رکورد که شامل تاریخ ایجاد، مالک، تاریخ بازبینی و رده امنیتی آن است، ایجاد می‌گردند.
تعدادی از عناصر دادهای که اختصاصاً برای مدیریت رکوردها طراحی شده‌اند، در پروفایل‌های کاربردی ابرداده براساس «دوبلین کور»[7]تعریف شده‌اند. مثلاً «آرشیو ملی انگلستان» به عنوان یک سازمان موفق در اداره رکورد‌های عمومی و دست‌نوشته‌های تاریخی، گروهی از عناصر دادهای را اختصاصاً برای مدیریت رکوردها در دولت مرکزی تعریف کرده است. اما این عناصر را می‌توان در یک پروفایل کاربردی عمومی‌تر نیز به کار بست(Public Records Office 2002). این عناصر دادهای عبارت‌اند از:
Subject |
Title |
Identifier |
Record Type |
Addressee |
Date |
Rights |
Location |
Language |
Description |
Mandate |
Preservation |
Aggregation |
Relation |
Creator |
|
Digital Signature |
Disposal |
این عناصر حداقل مجموعه مصوب نظام‌های «ئیدیآرام» را ارائه می‌دهند که باید قابل پشتیبانی باشند. هرچند این مدیریت منابع الکترونیکی و رقمی‌محدود به این موارد نیست و عناصر ابرداده‌ای دیگری نیز علاوه بر آن‌ها به کار برده می‌شوند.
5. استانداردهای ابرداده‌ای برای اطلاعات دولتی و آرشیوه
ااستانداردها توافقات مستندی (شامل توضیحات فنی یا دیگر ملاک‌های مختصر و مفید) هستند که به طور یکدست به عنوان قانون، راهنما یا تعریف مشخصات، مورد استفاده قرار می‌گیرند تا مواد، محصولات، فرایندها و خدماتی که برای مقاصد خاصی تعیین گردیده‌اند، معتبر و مورد اعتماد شوند(International Organization for Standardization 2002).استانداردهای
ابرداده‌ای بنا به نیازهای جوامع مختلف موضوعی و بخش‌های صنعتی و حرفه‌ای گوناگون تدوین می‌گردند. عوامل کلیدی که بر تدوین آن‌ها اثر گذارده‌اند، نیازهای شغلی، گروه‌های استفاده‌کننده، و تاریخچه یا میراث جوامع خاص بوده‌اند(Haynes 2004).
در اینجا برخی از استانداردهای مورد استفاده برای آرشیوها ذکر می‌شوند.
5-1. «دوبلین کور»
در سال 1995 نشستی به منظور بحث درباره راه‌های توصیف و فهرست‌نویسی محتوای وب در شهر دوبلین در ایالت اوهایو برگزار گردید. این نشست نهایتاً منتهی شد به تشکیل «بنیاد ابرداده‌ای دوبلین کور»
|
Source Language Relation Coverage Rights |
Contributor Date Type Format Identifier |
Title Creator Subject Description Publisher |
ویژگی این عناصر، قابلیت بیان آن‌ها در زبان‌های رایج نشانه‌گذاری (مثل اچ‌تی‌ام‌ال، ایکس‌ام‌ال، و آر‌دی‌اف) می‌باشد. این عناصر، عناصری عمومی و چندمنظوره هستند و می‌توان از آن‌ها در زمینه‌های تخصصی مختلفی استفاده کرد. توسعه‌دهندگان استانداردهای ابرداده‌ای تشخیص دادند که کاربران ممکن است نیازهای خاصی داشته باشند که با طرحواره موجود، پوشش داده نشود. مزیت استفاده از عناصر طرحواره‌های موجود این است که فرصت بیش‌تری برای میانکنش‌پذیری میان برنامه‌های کاربردی که عناصر دادهای رایج دارند، به وجود آید. توسعه«ئی- جی‌ام‌اس»
[9]در انگلستان نمونه‌ای از یک استاندارد ابرداده‌ای است. برای مثال عنصر ابرداده‌ایegms.statusمعادلی در «دوبلین کور» ندارد و از این رو می‌توان آن را گسترشی از آن طرحواره در نظر گرفت(UK Office of the e-Envoy 2004).5-2. استاندارد ابرداده‌ای دولت الکترونیکی
اطلاعات دولتی یکی از کانون‌هایی است که گسترش‌هایی را برای «دوبلین کور» به منظور ایجاد پروفایل‌های کاربردی برای دولت الکترونیکی لازم آورده است. فعالیت دولت‌ها در اینترنت از اواسط 1990 به این امر منتهی شد که ابرداده برای تسهیل اکتشاف منبع، مورد نیاز است تا یافتن اطلاعات را در سایت‌های وب دولتی، برای عموم آسان‌تر سازد.
در سال 2000 «بنیاد ابرداده‌ای دولتی انگلستان»
این استاندارد در آخرین ویرایش خود در سال 2006 دارای 25 عنصر ابرداده‌ای می‌باشد که عبارت‌اند از(UK GOV talk 2006):
|
Publisher Relation Rights Source Status Subject Title Type |
Digital Signature Disposal Format Identifier Language Location Mandate preservation |
Accessibility Addressee Aggregation Audience Contributor Coverage Date Description |
5-3.«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات»
دولت فدرال ایالات متحده،«خدمت مکان‌یاب دولتیاطلاعات» (جی‌آی‌ال‌اس)
عناصر پایه در این استاندارد، 29 عنصر می‌باشند که برخی از آن‌ها بنابر ضرورت و ماهیت عنصر،دارای زیر-عنصرهایی نیز می‌باشند. این عناصر به 7 منظور خاص اختصاص دارند که عبارت‌اند از(DESIRE 1997):
-عناصر توصیفی پایه،
-عناصر توصیف موضوع،
-
عناصر قالب و خصیصه‌های فنی،-عناصر جزئیات میزبان اداره‌گر،
-
عناصر ابردادهاداره‌گر،-
عناصر منشأ و منبع،-عناصر موارد دسترس‌پذیری و حقوق مؤلف.
5-4.«خدمت مکان‌یاب جهانیاطلاعات»
«جی‌آی‌ال‌اس»برمبنای استانداردکاوش«ایزو 23950»بوده و شامل مفاهیمی کاملاً قابل درک برای کسانی است که در سراسر دنیا منابع اطلاعاتی را جستجو می‌کنند. این مفاهیم، شامل مفاهیم کتابخانه‌ای(مانند عنوان، پدیدآور، ناشر ، تاریخ و محل)هستند.
یک رکورد مکان‌یاب «جی‌آی‌ال‌اس»در واقع نوعی نسخهدگرگون‌شده از یک رکورد فهرست کتابخانه‌ای است. تأثیر این استاندارد در جستجوی اطلاعات بیش‌تر شامل موارد زیر است:
عناصر این استاندارد به سه دسته تقسیم می شوند:
1.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در ثبت‌نام معنایی پایه
[16]این عناصر نقش ثبت‌نام معنایی پایه را دنبال می‌کنند و قسمتی از استاندارد «ایزو 11179» (فناوری اطلاعات- اختصاص و استانداردسازی عناصر دادهای) را شامل می‌شود. این عناصر مجموعه‌ای از 88 عنصر هستند و سعی شده با عناصر مارک و «دوبلین کور» قابل تطبیق باشد.2.عناصر«جی‌آی‌ال‌اس»در پروفایل«جی‌آی‌ال‌اس»:مجموع این عناصر 92 عنصر است که در ساختار پروفایل‌های دولتی به کار برده می‌شوند. سعی شده این عناصر نیز با متاتگ‌های مارک آمریکا
[17]و «اس‌جی‌ام‌ال» مطابقت داده شوند.3.عناصرBib-1:عناصری هستند که توسط نمایندگی حمایت از «زد 50-39»
[18]در کتابخانه کنگره آمریکا حمایت می‌شوند. تعداد این عناصر 148 عنصر است و برخی از عناصر آن قابل تطبیق با عناصر مارک آمریکا هستند(GILS n.d.).5-5.«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا»
«خدمت مکان‌یاب دولتی استرالیا» (ای‌جی‌ال‌اس)
|
Relation Coverage Function Type Format Audience Mandate |
Date Identifier Rights Description Source Language |
Creator Publisher Contributor Availability Title Subject |
این عناصر بجز 4 عنصرAvailability،Function،AudienceوMandateبراساس مجموعه عناصر ابرداده‌ای«دوبلین کور» می‌باشند (National Archives of Australia, 2002).
11. استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی
به عنوان یک دستاورد همکاری بین‌المللی،«شورای بین‌المللی آرشیوها»یک استاندارد عام بین‌المللی توصیف آرشیوی (آیساد (جی))
7. نتیجه
با توجه به توسعه خدمات الکترونیکی دولتی، آرشیوها و اسناد و اطلاعات الکترونیکی به عنوان بخش مهم این فرایند توسعه،نیاز به سازماندهی و مدیریت ویژه در محیط الکترونیکی و مجازی دارند. ابرداده‌ها به عنوان یکی از راهبردهای سازماندهی مدارک رقمی نقش مهمی در این رابطه ایفامی‌کنند که شکل‌گیری استانداردهای بین‌المللی و ملی و رویکرد ساختاری نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی،نشان‌دهندهاین اهمیت می‌باشد.
در کشور ما نیز با توجه به حرکت‌ها و فعالیت‌هایی که در جهت شکل‌گیری دولت الکترونیکی صورت گرفته،لازم است با الگو گرفتن از فعالیت‌های انجام‌شدهموفق دردیگر نقاط جهان،فعالیت‌های زیربنایی و بنیادینانجامشود که از جملهآن‌ها می‌توانبهتدوین استانداردهای ملیبرایمدیریت مدارک ورکورد‌های الکترونیکی، طراحی و ساخت نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی با قابلیت میانکنش‌پذیری و توصیف مدرک با پشتیبانی از طرحواره‌های ابرداده‌ایاشاره کرد.
