نمایه Index
معادل نمایه در انگلیسی واژه Index است که از واژه لاتینی Indic به معنی دلالت کردن گرفته شده است. برابر فارسی Index فهرست بوده که گویا معرب واژه پهلوی، پهرست است. کلمه نمایه نیز از مصدر نمودن و نماییدن گرفته شده است.
از نمایه تعاریف مختلف و متنوعی ارائه شده است، اما در مجموع «نمایه به عمل تحلیل مدارک از طریق تشخیص، انتخاب و تخصیص شاخص‌ها، اصطلاحات خاص، یا توصیفگر به محتوای موضوعی مدرک گفته می شود که می تواند موجب بازیابی مدارک معین یا بحشهای خاصی از اطلاعات و یا داده‌ها گردد.
نمایه به دو دسته کلی نمایه توصیفی و نمایه موضوعی تقسیم بندی می شود:
ــ نمایه توصیفی Descriptive Index
پرداختن به ویژگیهای اطلاعاتی غیرموضوعی یک مدرک که معمولاً به اطلاعات کتابشناختی موسوم می‌باشند را «نمایه توصیفی» می‌گویند.
ــ نمایه موضوعی Subject Index
ساخت و پرداخت زمینه های اطلاعاتی مدرک که بار موضوعی دارد و دسترسی بر مدارک را از طریق موضوع امکان‌پذیر می سازد «نمایه موضوعی» خوانده می شود.
نمایه سازی Indexing
به ثبت و ضبط محتوای اطلاعاتی مدارک با استفاده از روشهای گوناگون، به منظور سازمان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازیابی «نمایه‌سازی» گفته می‌شود.
نمایه ساز Indexer
نمایه ساز کسی است که کارش تهیه نمایه از مدارک باشد. نمایه ساز ماهر شخصی است که مدارک را بی‌غرضانه، دقیق، اصولی و با در نظر گرفتن جامعه استفاده‌کنندگان و نیازهای احتمالی آنها تجزیه و تحلیل نماید.
هدف نمایه سازی Indexing goal
هدف نمایه سازی افزایش میزان دسترسی مراجعه کنندگان به مطالب موضوعی مورد جستجو است. از این لحاظ ممکن است که نمایه سازیها بسته به جامعه استفاده کننده و نیازهای اطلاعاتی آنها با هم متفاوت باشند. گزینش مواد از میان مطالب منتشره، توجه به موضوعی خاص، سوگیری زبانی، توجه به مدرک و منبعی خاص و... از جمله عواملی هستند که می توانند بر هدف نمایه سازی تأثیر بگذارند.
